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IPads für Ratsmitglieder ersetzen Papierausdrucke

Digitale Ratsarbeit spart Kosten ein und schont die Umwelt

Mit dem 1. Juni 2019 hat die Gemeinde Winsen (Aller) vollständig auf die digitale Ratsarbeit umgestellt. Alle Ratsmitglieder erhalten nun in digitaler Form die Unterlagen, die sie zur Vorbereitung der Rats- und Ausschusssitzungen benötigen. Zu diesem Zweck wurden ihnen Tablet-Computer der Marke iPad zur Verfügung gestellt. Mithilfe einer auf den Geräten eingerichteten App können sie ihre Einladungen sowie sämtliche Druckvorlagen zu den Sitzungen aus dem Ratsinformationssystem Allris abrufen.

Die Vorteile dieser Maßnahme liegen auf der Hand: So sorgt die papierlose Bereitstellung der Materialien dafür, dass diese den Empfängern fristgerecht zugestellt werden. Indem die Gemeinde darauf verzichtet, die Unterlagen auszudrucken und zu versenden, spart sie ferner in großem Umfang Kosten ein. So beliefen sich die bisherigen Ausgaben für Druck- und Portoausgaben bei jährlich etwa 55.000 Seiten Papier auf durchschnittlich 5.750 €. Die Anschaffung der Tablets und des notwendigen Zubehörs erforderte hingegen Investitionen in Höhe von ca. 17.000 €. Eine Amortisation dieser Kosten wird somit bereits nach drei Jahren erreicht, wobei die gleichzeitige Einsparung von Personalkosten noch gar nicht berücksichtigt ist. Dank des stark verringerten Toner-, Energie- und Papiereinsatzes profitiert schließlich auch der Umweltschutz von der digitalen Ratsarbeit.

Erste Schritte zur verbindlichen Einführung der digitalen Ratsarbeit setzten am 13.12.2017 ein, als die Ratsfraktion Bündnis 90/Die Grüne einen Einbringungsantrag zur tatsächlichen Umsetzung der Geschäftsordnung stellte. In ihr war schon zuvor festgelegt worden, dass die Ratsmitglieder über das Ratsportal Allris einzuladen seien. Allerdings war die praktische Umsetzung dieses Punktes ins Stocken gekommen, nur wenige Ratsmitglieder hatten ihre Unterlagen auf diesem Wege bezogen. Nach der Annahme des Einbringungsantrags beriet die Verwaltungsleitung über dieses Thema und kam zu dem Schluss, dass die digitale Ratsarbeit nur dann sinnvoll sei, wenn sie alle Ratsmitglieder betreffe. Ein zweigleisiges Verfahren, bei dem auf Wunsch auch weiterhin einzelnen Personen Papierausdrucke ausgehändigt würden, hätte einen ungleich höheren Aufwand bedeutet. Voraussetzung für die breite Akzeptanz der digitalen Ratsarbeit war, dass die Mitglieder aller Ratsfraktionen in ihre Vorbereitung miteinbezogen wurden.

Mitte August 2018 lud die Gemeindeverwaltung die Ratsmitglieder zu einer Infoveranstaltung ein, auf der sie die Allris-App vorstellte und die technischen Voraussetzungen der Umstellung schilderte. Für die Wahl der iPad-Tablets sprachen speziell Fragen des Bedienungskomforts, der Sicherheit und des Datenschutzes. Die Gemeinde sollte sie auf Leihbasis allen Ratsmitgliedern zur Verfügung stellen. Am 27.09.2018 beschloss der Winser Gemeinderat mit großer Mehrheit, die digitale Ratsarbeit verbindlich einzuführen und die notwendigen Mittel im Haushalt 2019 bereitzustellen. In der Folge beschaffte die Gemeinde Tablet-Geräte für alle Ratsmitglieder, die noch kein geeignetes Modell besaßen. Schulungen bereiteten Interessierte auf die Arbeit mit den iPads und die Bedienung der Allris-App vor, sodass der Start der digitalen Ratsarbeit zum Monatsbeginn ohne größere Schwierigkeiten vonstattenging.